Software Pengadaan Barang Digital: Tahapan dalam Penerapan Sistem E-Procurement

Anda mungkin sering mendengar istilah procurement, tetapi bagaimana dengan e-procurement? Secara prinsip e-procurement sama saja dengan procurement konvensional. Bedanya, jika procurement konvensional masih menggunakan cara-cara manual dan menggunakan kertas atau berkas yang sangat banyak, tidak dengan e-procurement. Sistem e-procurement memanfaatkan software pengadaan barang digital yang terintegrasi untuk media pengadaan. Perubahan ini didasari oleh semakin berkembangnya teknologi digital, seperti cloud computing dan semakin mudahnya akses internet. Sehingga, banyak perubahan yang cukup signifikan dilakukan dalam dunia bisnis. Apalagi, kemajuan teknologi bukan hanya terjadi pada bidang jasa dan produk saja, melainkan nyaris di semua bidang, termasuk bidang industri. Lantas, bagaimana tahapan procurement jika dibantu dengan sistem e-procurement?

Baca juga : Software Pengadaan Barang Digital: Segera Beralih dari Procurement Konvensional ke E-Procurement

Dalam dunia bisnis, e-procurement bukan sekadar belanja online. Software pengadaan barang digital ini bahkan bisa membuat segala tahapan menjadi otomatis. Beberapa tahapan eprocurement, pertama adalah identifikasi kebutuhan. Dalam proses pertama ini, aktivitas yang dilakukan adalah menentukan barang apa saja yang perusahaan butuhkan. E-procurement membantu mengumpulkan proses ini dalam satu database. Dengan demikian, manajer pembelian akan mendapatkan gambaran yang jelas dan akurat tentang inventarisasi. Tahap kedua, penyetujuan yang merupakan proses verifikasi pada supplier atau vendor tempat pembelian barang. Dengan e-procurement, proses ini akan diteruskan secara otomatis oleh orang yang berwenang. Ketiga, pemesanan yang bisa dilakukan secara otomatis sesuai jenis barang pesanan.

Tahapan yang keempat, yaitu penelusuran. Software pengadaan barang digital memungkinkan untuk melacak barang pesanan hingga prosesnya. Hal ini bisa dilakukan karena software tersebut memungkinkan rujukan data secara real-time. Kelima, proses pembayaran. Software pengadaan ini sudah terhubung secara otomatis dalam sistem accounting, sehingga di saat yang bersamaan, supplier juga dapat membuat invoice yang valid melalui sistem e-procurement ini. Tahap yang terakhir adalah pembuatan laporan yang lebih efektif dan efisien, karena software sudah mendokumentsikan segala proses e-procurement dalam sistem. Hal ini tentu saja akan lebih memudahkan klien maupun vendor. Software ini juga akan meminimalisasi kesalahan yang mungkin terjadi.